PIKIRAN RAKYAT - Membangun sebuah bisnis di dalam perusahaan yang besar tidak lepas dari kepengurusan, pengelolaan atau manajemen yang baik. Bagi sebagian perusahaan yang sedang merintis, perlu adanya skill atau ilmu khusus untuk menguasai pengelolaan yang andal. Namun demikian, seseorang tidak hanya membutuhkan ilmu manajemen semata. Ada hal lain yang harus dikuasai seperti penggunaan teknologi salah satunya penggunaan aplikasi absensi online.
Mengelola suatu perusahaan artinya mengelola segala hal yang ada di dalam perusahaan tersebut, yang artinya anda harus tahu tentang segala jenis urusan yang ada di sana. Selain urusan keluar masuknya keuangan, pengelolaan karyawan dengan tepat merupakan kunci suksesnya suatu perusahaan. Perusahaan akan maju apabila memiliki orang-orang, yakni para karyawan yang tepat untuk mengurusi bisnis yang berjalan di dalamnya.
Pengelolaan karyawan menggunakan aplikasi absensi online merupakan salah satu terobosan kecil yang dilakukan untuk memonitor setiap karyawan yang bekerja secara daring. Khususnya di masa pandemi, para pekerja diberi tugas tersendiri yang bisa mereka lakukan di rumah-rumah mereka. Untuk memastikan mereka tepat waktu dan mengerjakan tugas dengan benar, ada baiknya untuk menggunakan aplikasi absensi online ini.
Efektivitas Penggunaan Aplikasi Absensi Online
Penggunaan aplikasi absensi online terbukti sangat efektif baik untuk karyawan yang bekerja secara WFH (Work From Home) atau karyawan yang datang ke kantor. Seperti yang dilakukan oleh sebagian guru yang ada di sekolahan, mereka juga menggunakan aplikasi absensi online untuk presensi kehadiran selama pembelajaran daring. Tidak sekedar absensi semata, kegunaan lain dari metode absensi ini juga memudahkan bagi operator atau bagian manajemen untuk merekap data kehadiran para karyawan secara real-time.
Setidaknya, dengan penggunaan aplikasi absensi online yang ada di perusahaan maupun di dalam perkantoran, anda akan merasakan 3 manfaat yang sangat besar. Manfaat pertama adalah meminimalisir keterlambatan dengan alasan mendadak. Ketika anda sedang berada di dalam situasi yang menghimpit, tentu saja anda tidak bisa datang ke kantor dengan tepat waktu. Ketika anda sudah mendapat izin keterlambatan, namun jika di dalam data hari tersebut anda terlambat, tentunya bisa mengurangi nilai.
Manfaat yang kedua dalam penggunaan aplikasi absensi online di sini adalah membuat data yang terkumpul menjadi lebih terstruktur. Jika anda merupakan seorang manajer karyawan yang sibuk, tentunya mengurus absensi menjadi permasalahan tersendiri, sebab hal tersebut harus anda lakukan setiap pagi. Dengan penggunaan metode absensi online, sistem akan secara otomatis menangani karyawan yang keluar masuk. Sehingga anda bisa lebih fokus mengurus hal lain yang lebih penting.
Manfaat ketiga ialah, anda tidak akan mendapat komplain atas kehadiran yang belum tercatat dan sebagainya. Sebab, jika aplikasi absensi online yang anda pakai sudah teruji dan terpercaya, maka kesalahan kecil seperti data yang hilang tidak akan terjadi, atau jika itu bisa terjadi maka kemungkinannya sangat kecil. Sebab, data yang masuk akan tercatat secara otomatis dan langsung keluar saat pengambilan data untuk menentukan sistem penggajian. Penggunaan metode absensi online tidak akan membuat karyawan semakin malas, justru karyawan akan semakin rajin karena termotivasi oleh hasil yang baik setiap pekannya.
Membuat Absensi Sederhana Dengan Google Form
Membuat aplikasi absensi online paling sederhana untuk kehadiran siswa, karyawan, maupun guru yang paling sederhana adalah menggunakan aplikasi Google Form. Salah satu fitur Google yang dibuat khusus untuk mengajukan pertanyaan dan melakukan survei dengan membagikan link. Google Form memang tidak biasa digunakan untuk absensi, namun, dengan fungsi angket yang dapat digunakan setiap hari tersebut, anda bisa juga memfungsikannya sebagai aplikasi absensi.
Cara mengakses Google Form sendiri sebenarnya tidaklah sulit seperti yang dibayangkan orang-orang awam. Anda cukup memiliki akun Google dengan mendaftarkan diri atau membuat akun dengan nomor ponsel yang anda miliki. Akun Google yang anda buat nantinya, yakni berupa alamat email akan anda gunakan untuk mengakses segala macam layanan yang ada di Google. Baik itu Google Meet, Google Classroom, atau Google Maps. Untuk Google Form sebagai aplikasi absensi online, simak langkah-langkah selanjutnya.
Setelah anda memiliki akun Google, anda bisa mengakses layanan Google Form melalui smartphone maupun desktop yang anda miliki. Jika anda menggunakan komputer kantor dan dengan akun Google milik kantor, tentunya akan lebih mudah untuk pencatatan nantinya. Meski begitu, tidak salah juga untuk menggunakan akun Google milik anda sendiri. Tekan tombol menu yang ada di bagian pojok kanan halaman utama, jika anda menggunakan peramban Google Chrome. Jika anda menggunakan peramban selain Google Chrome, buka situs mesin pencari Google terlebih dahulu.
Di sana anda akan menemukan tombol menu berbentuk titik 9. Pada tombol tersebut ada segala macam layanan yang bisa anda gunakan. Geser ke menu yang ada di pojok bawah, maka anda akan menemukan layanan Google Form dengan logo dokumen berwarna ungu. Setiap layanan Google memiliki warna khasnya masing-masing. Jika anda membuka Google Documents, warna khasnya adalah biru, Google Spreadsheet, sementara Google Form sendiri berwarna ungu.
Ketika anda telah memilih menu Google Form sebagai aplikasi absensi online sederhana yang ingin anda buat, anda tinggal memasukkan data kuesioner yang anda butuhkan. Langkah pertama yang anda bisa lakukan adalah memasukkan nama-nama karyawan ke dalam pertanyaan nomor satu, dan aktifkan mode ‘wajib diisi’ agar karyawan tidak lupa untuk memilih nama mereka yang ada di kolom nomor 1. Kedua, anda bisa memberikan kuesioner berupa pilihan centang antara ‘masuk’ dan ‘pulang’.
Nah, langkah terakhir adalah membagikan link kepada para karyawan atau membagikannya di grup WhatsApp karyawan yang anda kelola. Dengan begitu, anda bisa tahu mana karyawan yang rajin dan mana yang tidak. Selain untuk kegunaan aplikasi absensi online, anda juga bisa menggunakannya untuk konsultasi secara berkala, menanyakan masukan yang tepat untuk evaluasi karyawan dan sebagainya. Survei program, voting, dan lain-lain.
Menggunakan Aplikasi Buatan Dengan Server
Jika menggunakan layanan Google Form dinilai terlalu sederhana dan kurang meyakinkan, anda bisa mencoba berbagai jenis layanan lain seperti membuat aplikasi yang terhubung dengan server. Pada rekomendasi kali ini, ada dua pilihan yang bisa anda ambil, yakni memanfaatkan keaktifan manajer untuk mengontrol server secara aktif, atau memanfaatkan mitra pihak ketiga untuk menjadi server bagi aplikasi yang anda pakai untuk absensi sehari-hari para karyawan.
Aplikasi absensi online yang digunakan pada perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan mitra bisnis mereka untuk kegiatan absensi ini. Atau jika tidak, mereka akan mengandalkan manajer untuk mengelola operasional karyawan agar lebih dekat dan terpantau secara jeli. Namun, orang yang ada di balik layar haruslah memiliki kejujuran yang tinggi untuk tidak berbuat seenaknya. Harus ada ketegasan dalam pengelolaan karyawan, sebab hal tersebut berkaitan erat dengan nasib karyawan.
Pilihan yang lebih mudah untuk manajemen karyawan yang lebih baik tentu saja dengan memilih mitra bisnis yang baik pula. Salah satu rekomendasi yang banyak digunakan oleh perusahaan besar adalah dengan memanfaatkan layanan software Mekari Talenta. Tidak hanya sekedar melayani perusahaan untuk pengurusan dan pengelolaan karyawan, namun software ini juga menyediakan layanan yang sangat bermanfaat bagi karyawan yang ada di perusahaan yang menerapkan Mekari Talenta. Selain kualitasnya yang baik, anda akan mendapatkan layanan premium yang terjangkau juga bagi bisnis-bisnis pemula.
Cara mudah lainnya untuk membuat aplikasi absensi adalah membuat barcode. Ini biasanya digunakan ketika mesin absen manual yang ada di kantor anda mengalami kendala, baik rusak atau kehabisan daya. Sistem barcode ini merupakan sistem yang mengandalkan online, namun seperti absensi sidik jari. Dengan kata lain, anda tetap harus datang ke kantor meski absensinya bersifat online. Karyawan cukup memindai kode QR yang ada di depan pintu atau di meja kantor, maka secara otomatis data akan masuk ke server operator.
Manfaat Aplikasi Absensi Online
Aplikasi absensi online memang memiliki berbagai macam kegunaan serta manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan yang menjalankan bisnis secara modern. Dengan menggunakan metode absensi online, manajemen bisa dengan mudah memonitor para karyawan. Oleh sebab itu, manajer bisa lebih fokus untuk meningkatkan kenyamanan dengan memikirkan program baru, penyegaran, inovasi, dan sebagainya. Tentunya, jika manajer tidak merasa terbebani dengan tugas yang menumpuk, karyawan akan mendapatkan perlakuan yang lebih baik dari sang manajer.
Salah satu faktor yang membuat karyawan tidak betah bekerja di perusahaan adalah karena adanya manajer yang tidak berperilaku baik kepada mereka. Perilaku tersebut memiliki beberapa faktor penyebab, salah satunya adalah beban yang terlalu berat yang dipikul oleh sang manajer itu sendiri. Urusan marketing, keuangan, produksi barang, kerugian, dan manajemen karyawan, jika itu semua hanya ditanggung bagian manajemen sementara perusahaannya sangat besar, tentunya akan membuatnya stress, bukan?
Untuk itu, salah satu solusi untuk mengurangi tekanan tersebut adalah memanfaatkan jasa layanan berbayar atau mitra dari software seperti Mekari. Dengan adanya ‘tangan tambahan’ untuk membantu pekerjaan manajer, tentunya perusahaan akan bisa lebih maju karena pengelolaan bisa fokus pada pengembangan kemajuan perusahaan.
Kendati beberapa layanan aplikasi atau software tersebut berupa layanan berbayar, perusahaan tidak akan mengalami pengeluaran yang merugikan. Justru sebaliknya, jika perusahaan mengeluarkan anggaran untuk memanfaatkan layanan tersebut, keuntungan yang akan mereka dapatkan memiliki potensi untuk naik lebih besar.
Talenta by Mekari
Salah satu rekomendasi mitra bisnis terbaik untuk pengelolaan atau manajemen karyawan yang tepat bagi perusahaan anda. Ini adalah Mekari Talenta, yang bisa anda akses melalui link aplikasi absensi online. Tidak hanya sebagai aplikasi absensi online semata, tetapi di dalamnya juga ada berbagai akses yang membantu karyawan untuk berkembang dan mendapatkan kenyamanan saat bekerja.
Di dalamnya juga ada pengaturan sistem absensi sidik jari, aplikasi dengan sistem yang terintegrasi dengan payroll. Anda tidak perlu lagi membuang waktu lama untuk menghitung jumlah kehadiran dengan besaran gaji yang harus dibayarkan. Sebab Mekari Talenta akan menghitungnya secara otomatis melalui sistem payroll tersebut. Nah, demikian ulasan dan rekomendasi tentang aplikasi absensi online yang bisa kami sajikan, semoga bermanfaat.***